Vaikka Laurea on osakeyhtiömuotoinen oppilaitos, sen hankinnoissa noudatetaan silti lakia julkisista hankinnoista.
– Meidän täytyy tarjouspyynnön tekovaiheessa olla äärettömän huolellisia ja miettiä kaikki lopulliseen valintaan mahdollisesti vaikuttavat spekulatiivisetkin tekijät. Kun tarjouspyyntö on tehty, omaa harkintaa ei enää voida käyttää. Lopputulos on lähinnä taulukkolaskentaa, Laurean tietohallintopäällikkö Jukka Mäkelä kertoo.

Laurea on Suomen neljänneksi suurin ammattikorkeakoulu. Opiskelijoita Laureassa on noin yhdeksäntuhatta ja henkilöstöä reilut viisisataa.

– Emme halua joka viikko ostaa sen viikon halvimman tarjouksen mukaisia laitteita. Kirjavan laitekannan ylläpito vaikeutuisi, Mäkelä luonnehtii.

Laurea keskittyykin tiettyihin perusmalleihin. Koneita on 1 800, ja vuosittain hankitaan noin kuusisataa uutta konetta.

Yli kolme vuotta vanhat laitteet alkavat olla ahtaita ja nuhaisia. Korvaushankintojen lisäksi tulee uusien konseptien myötä uusia hankintoja. Esimerkiksi vuonna 2008 hankittiin uusille opiskelijoille kaksisataa kannettavaa tietokonetta, Mäkelä sanoo. Laurean it-hankinnoista vastaava it-asiantuntija Ville Rautiainen kertoo, että palvelinpuolella laitteiden käyttöajat ovat pidempiä kuin pöytäkonepuolella. Palvelimia voidaan myös kierrättää vähemmän vaativiin tehtäviin.

Laurean tietohallinnossa työskentelee kahdentoista vakituisen työntekijän lisäksi viidestä kuuteen omaa opiskelijaa, jotka tekevät tietohallinnossa opintoihin kuuluvan puolen vuoden harjoittelujaksonsa. Opiskelijat ovat myös tehneet tähän liittyviä opinnäytetöitä.

Laurean puhelintuessa työskentelevät harjoittelijaopiskelijat. He vastaanottavat kaikki tukipyynnöt. Tuessa on käytössä tavanomaiset eskalaatiomallit, ja sen tehokkuutta seurataan läpimenoajoin.

Nyt Laurean laitteet tulevat HP:ltä. Ennen työasemat olivat Osbornea ja kannettavat Toshibaa, ja sitä ennen molemmat tulivat Delliltä. Kun laitteiden käyttöikä on kolme vuotta, vanhimmat laitteet jäävät jatkuvasti pois käytöstä, mikä vähentää ylläpidettävien laitteiden kirjoa.

Laurean PC-hankintoja hoitava Rautiainen pitää Businessforumin varastojärjestelmästä. Kun tilaustuote on yrityksen varastossa, ei tilaaja ole enää niin riippuvainen maailmanmarkkinoista, joilla komponenttien saatavuus ja hinnat saattavat vaihdella. Toisaalta Laurean on ennustettava omaa menekkiään, mihin se saa Rautiaisen mukaan hyvät pohjat 3StepIT:ltä.