Meidän veronmaksajien etu on, että Ulkoasiainministeriön kolmisentuhatta virkamiestä voivat luottaa tietotekniikkaansa. Paras tilanne on, jos tekniikka vain toimii – silloinhan sitä ei juuri huomaakaan.

UM:n tietotekniikasta vastaava tietotekniikkapäällikkö Jarmo Saarinen ja erikoissuunnittelija Sirpa Astala, jonka vastuulla ovat työasemat ja standardit, ovat paljon vartijoita. Lisämaustetta työhön tuovat korkeat tietoturvavaatimukset sekä se, että Oy Suomi Ab toimii lähes kaikkialla maailmassa. Saarisen vastuulla on myös Suomen 97 edustuston tietotekniikka.

Suuntaus UM:ssäkin vie kohti kannettavia tietokoneita. Nyt kannettavia on kolmisensataa. Tavoitteena on yhden työaseman politiikka. Älykännyköitä, joilla voi lukea sähköpostinsa, on samoin kolmisensataa.

Työasemissa pyritään noin kolmen vuoden elinkaareen. Sopimukset ovat minimissään kolmen vuoden, maksimissaan viiden vuoden mittaisia.

– Kovin pitkiä sopimuksia emme hankintasäädösten mukaan voi tehdä. Valitettavasti se hankaloittaa kumppanuuden rakentamista, Saarinen sanoo.

Säädösten mukaan toimittaessa hinta painaa hankintapäätöksissä paljon. Tietoliikenteessä sen merkitys voi olla 60–70 prosenttia, palveluissa 40–50.

Mutta päätöksiä ei tehdä yksin hinnan perusteella.

– Asiantuntumus, luotettavuus, vakavaraisuus, Saarinen luettelee toimittajan vaatimuksiksi ja jatkaa:

– Konkurssin partaalla olevan kanssa emme halua tehdä yhteistyötä, sillä se vaarantaisi jatkuvuuden.

UM tarvitsee palveluja 24 tuntia vuorokaudessa ja lähes kaikkialla maailmassa. Se asettaa tietyt ehdot kumppanille. Kaikki eivät pysty tarjoamaan volyymiltaan ja varmuudeltaan riittäviä palveluita.

Oikeastaan tärkeämpää kuin kumppanin iso tai pieni koko on sopiva koko.

– Kun kumppanukset ovat suunnilleen saman kokoiset, vallitsee sopiva kauhun tasapaino. Jos kumppani on kovin iso ja me sille pieni asiakas, valituksemme eivät merkitse sille mitään, Saarinen kuvaa.

Sirpa Astalan mukaan kumppanuus on parhaimmillaan silloin, kun kumppani on saanut käsityksen UM:n organisaation tarpeista. Businessforumin kanssa yhteistyö on tiivistä.

– Olemme tyytyväisiä saamaamme hyvään palveluun. Businessforum osaa ennakoida tarpeitamme ja vastata oikealla tavalla, Astala kertoo.

Saarinen muistuttaa, että vaikka kyse onkin kone- ja palveluostoista, ihmiset ne aina kauppaa tekevät keskenään.

– Ihan aina kumppanin ei esimerkiksi tarvitse heti pystyä korjaamaan vikatilannetta, mutta jos hän osaa oikein perustella syyt tilanteeseen ja kertoa, milloin sen korjaantuu, se riittää.